Mein letztes Jahr war geprägt von der Einführung eines Online-Buchungssystems in unserer Schwimmschule. Was als ambitioniertes, aber durchaus überschaubares Projekt begann, entwickelte sich zum Anstoß für eine grundlegende Umstrukturierung der Abläufe im Büro der Schwimmschule. Denn ich merkte schnell, dass das Potential des Themas Digitalisierung, nur mit dem reinen Buchungssystem für die Kunden, für uns längst nicht ausgeschöpft war.
Es gilt, die Themen Personalverwaltung, Dokumentation/Handbuch und vor allem auch Fragen zu vernetzen Arbeitsabläufen auf eine neue Basis zu stellen oder überhaupt erstmal zu stellen.
Vorraussetzungen
Unsere Schwimmschule in Hamburg hat zur Zeit 3 Standorte im Norden, Süden und Osten der Stadt und bietet pro Woche ca. 200 Kurse in den Bereichen Babyschwimmen, Kinderschwimmen und AquaFitness an.
Unser Kursleiter-Team besteht aus ca. 40 Kursleitern und unser Büroteam für alle 3 Standorte besteht aus 7 Angestellten. Last but not least sind wir mit Sue und Uwe Legahn und meiner Wenigkeit noch 3 Personen in der Geschäftsleitung.
Da wir 3 Standorte haben, sind wir stark dezentral organisiert. Dadurch entsteht die Herausforderung, Informationen für alle zugänglich zu machen und zwar so, dass auch jeder jederzeit alles findet was er braucht.
Umsetzung
Vorweg: Wir sind noch lange nicht am Ende des Prozesses, sondern mitten dabei. Hier kommt wohl eines der Kernmerkmale von Digitalisierung zum tragen.
Der ständige Veränderungsprozess.
Sobald wir glauben wir haben ein Ziel erreicht, gibt es ziemlich sicher schon wieder Entwicklungen auf dem Markt die uns überholt haben. Ich habe also tatsächlich ziemlich viel Zeit mit ausprobieren und verwerfen und dem Entdecken neuer und besserer Lösungen verbracht. Dabei konnte ich kaum auf vorhandene Lösungen zurückgreifen, denn in unserem Nischenmarkt gibt es keine Branchenlösungen auf die man einfach so zurück greifen könnte.
Mittlerweile habe ich aber eine gute Idee davon mit welchen Tools wir am sinnvollsten arbeiten können und bin nun dabei alles konkret umzusetzen. Mit diesem Blog möchte ich unseren Weg zur Digitalisierung begleiten und dadurch anderen Schwimmschulbetreibern ein wenig Inspiration liefern und vor allem zur Vermeidung von Fehlern beitragen, die ich selbst schon gemacht habe. Ich werde nach und nach einzelne Beiträge zu den Themen Onlinebuchung, Archiv, Personalverwaltung etc. schreiben und vorstellen, wie genau wir die einzelnen Theman angehen.
Ich freue mich über Eure Kommentare, Fragen und Anregungen!
Christian Zwengel 